GTD, productividad personal y gestión de compromisos.
Aunque la mayor parte de la técnica y/o disciplina en gestión empresarial está orientada a la definición, administración y gestión de la empresa en su conjunto (estrategia, posicionamiento de producto/servicio) o de alguna función de la actividad empresarial en concreto, (marketing /ventas, finanzas, operaciones, proyectos, etc), la preocupación por el nivel de productividad del trabajador/a no manual es otro de los ámbitos al que es conveniente prestar especial atención.
Las jornadas de trabajo de empleos no manuales son cada vez más multitarea y multiproyecto, con docenas de mails diarios, interrupciones continuas y a menudo la frustrante sensación de que un número de horas creciente dedicadas al trabajo no siempre derivan en más y/o mejores resultados.
¿En qué medida una sistemática de organizar las tareas, prioridades y compromisos puede mejorar el ratio de productividad? En los últimos años los métodos de mejora productiva personal como GTD (Getting Things Done) han tenido una difusión importante. Sin entrar a describir las técnicas en profundidad, resulta interesante subrayar algunos de sus principios.
El primero es que la productividad personal depende en gran medida de una gestión rigurosa de los compromisos personales, y la forma con la que lidiamos con el estrés y las preocupaciones a la hora de afrontar el trabajo. Dicho de otra forma, el inteligente dicho que reza “es mejor ocuparse que preocuparse” es al parecer un círculo vicioso en sí mismo, porque al parecer es la propia preocupación la que bloquea la acción en las personas.
La argumentación que utiliza el método GTD al respecto es que la razón por la que una preocupación bloquea a las personas es porque 1) no se ha especificado exactamente el resultado que es conveniente obtener 2) no se han definido las acciones específicas a realizar para tratar de solucionar el problema o reto y 3) no se cuenta con un soporte explicito que sirva como recordatorio, pondere su importancia con respecto a otros compromisos y ayude a guiar los puntos 1 y 2.
Dicho de otra manera, el bloqueo que ocasiona una preocupación o el estrés viene derivado de la falta de concreción de los resultados (parciales, intermedios o finales) y de la definición de las tareas que entendemos es conveniente desarrollar. Una vez se ha definido esto, gran parte de la preocupación se evapora, en la medida en que si se sabe en qué ocuparse, preocuparse deja de tener sentido.
“Si está en tu cabeza, tu cabeza no está clara. Todo lo que está pendiente de hacer debe estar explicitado, y ponderado con respecto al resto de cuestiones en algún soporte con el que puedas interactuar a lo largo del día.”
Según este enfoque, esto no se soluciona teniendo una lista de tareas a desarrollar y un calendario. Esto es solo el primer pasó. Se trata de asumir compromisos personales a largo, medio y corto, convertirlos en resultados a obtener, priorizarlos, para luego estructurar las tareas (no antes). Qué se va a hacer con el tiempo, qué se va a hacer con la información y qué se va a priorizar y qué no.
Por el contrario, lo que normalmente manejamos son meros inventarios de tareas, no un listado de resultados que es conveniente obtener como derivada del desarrollo de las mismas. La técnica viene a decir que lo importante es la decisión consciente de en qué se va a invertir el tiempo, y orientar las acciones a la consecución de objetivos. Al final, la lista de tareas diarias no funciona. La entrada de nuevas actividades no previstas o cambios en las prioridades alteran constantemente el trabajo diario.
El control de los compromisos, proyectos y acciones es conveniente gestionarlos de manera horizontal y vertical. Lo horizontal consiste en mantener la coherencia entre las distintas actividades en las que una persona está involucrada con objeto de no dispersarse en exceso y terminar como pollo sin cabeza. El dicho de “quien mucho abarca poco aprieta” cobra todo su sentido. La gestión vertical consiste en gestionar el desarrollo de cada proyecto o iniciativa individual. El objetivo tanto en horizontal o en vertical es el mismo. Quitar las cosas de la cabeza, explicitarlas, y hacerlas por orden de prioridad y orientándolas a objetivos específicos.
La cantidad de trabajo para hacer siempre superará la capacidad y/o el tiempo disponible que tengamos. La cuestión es establecer una sistemática para hacer que nuestra elección de qué hacer y lo que no sea la adecuada.